Valstybė gali sakyti: „skatiname inovacijas“. Organizacija gali sakyti: „laukiame iniciatyvos“. Vadovas gali sakyti: „siūlykite idėjas“. Tačiau žmogus, kuris tą idėją turėtų paversti realiu projektu, dažnai užduoda gerokai žemiškesnį klausimą: kiek man asmeniškai kainuos tai padaryti?
Ir kalba čia ne tik apie pinigus.
Kiek reikės laiko? Su kuo teks derinti? Kas turės pritarti? Kaip užsitikrinti finansavimą? Kas gali skirti žmonių? Ar IT turės tam laiko? Kas priims sprendimą? Kiek kartų reikės iš naujo paaiškinti, kodėl apskritai verta tai daryti? Ir, galiausiai, kas nutiks, jeigu po kelių mėnesių derinimo vis tiek bus pasakyta „ne“?
Docentė dr. Jurga Vestertė
Tarp ketinimo veikti ir realios galimybės veikti atsiranda papildoma kaina. Ją sudaro laikas, energija, derybos, informacijos paieška, procedūros, laukimas, neapibrėžtumas. Kitaip tariant – trintis.
Ir kartais būtent ji, o ne pinigų, idėjų ar motyvacijos trūkumas paaiškina, kodėl valstybės programos nepasiekia norimo rezultato, organizacijų projektai stringa, o žmonės ilgainiui nustoja siūlyti naujas iniciatyvas.
Kai kiekvienas reikalavimas logiškas, bet jų suma – jau nebe
Valstybės lygmeniu dalį tokios trinties net mokame skaičiuoti pinigais.
Ekonomikos ir inovacijų ministerijos duomenimis, 2026 m. pirmąjį pusmetį nacionalinių teisės aktų pakeitimais verslui tenkanti administracinė našta ir prisitaikymo prie reguliavimo išlaidos buvo sumažintos maždaug 3,4 mln. eurų. Tačiau tuo pačiu metu iš Europos Sąjungos ir tarptautinės teisės kilę nauji reikalavimai šią naštą padidino daugiau kaip 23,84 mln. eurų.
Šiuos skaičius galima perskaityti tiesiog kaip dar vieną statistiką apie reguliavimą. Bet vadybos požiūriu jie atskleidžia daug įdomesnį reiškinį.
Viena institucija gali visiškai pagrįstai sakyti: „Mes procedūrą supaprastinome.“ Kita: „Mes tik įvedėme būtiną kontrolę.“ Trečia: „Reikia dar vienos ataskaitos.“ Ketvirta: „Čia tik vienas papildomas suderinimas.“
Ir kiekvienas atskiras sprendimas gali turėti racionalų paaiškinimą. Problema ta, kad žmogus ar įmonė nepatiria šių sprendimų atskirai. Jie patiria jų visumą.
Todėl vadybos požiūriu svarbu klausti ne tik: „Ar ši konkreti procedūra pagrįsta?“
Reikėtų užduoti ir kitą klausimą: „Kiek visa sistema kainuoja tam, kuris joje bando kažką nuveikti?“
Administracinė našta yra tik viena tokios sisteminės trinties forma. Kitos atsiranda dėl sprendimų architektūros, finansavimo modelių, koordinavimo tarp institucijų, neaiškių atsakomybių ar tiesiog to, kad teoriškai egzistuojančiais ištekliais praktiškai sunku pasinaudoti.
Pinigų yra. Tik jų negalima panaudoti.
Beveik vadovėlinį tokio paradokso pavyzdį šiemet pateikė Valstybės kontrolė.
2025 m. pabaigoje Valstybės gynybos fonde buvo likę 36 mln. eurų nepanaudotų lėšų, nors tuo pačiu metu daliai institucijų trūko pinigų gynybos projektams. Civilinei saugai buvo numatyta 25 mln. eurų, tačiau panaudota tik 2,48 mln. eurų. Auditoriai nurodė, kad fondo veikimo modelis buvo nelankstus: pinigų buvo, tačiau esamas reglamentavimas neleido jų laiku panaudoti ten, kur jų reikėjo.
Vadybos požiūriu čia svarbi labai paprasta, bet dažnai pamirštama skirtis: išteklių egzistavimas dar nereiškia jų prieinamumo.
Organizacija gali turėti biudžetą. Valstybė gali būti skyrusi finansavimą. Gali egzistuoti programa, fondas ar priemonė. Tačiau jeigu kelias nuo ištekliaus iki jo panaudojimo yra prastai suprojektuotas, formalus išteklių turėjimas dar nesukuria gebėjimo veikti.
Panašų dalyką galima pamatyti ir inovacijų finansavime.
2022–2025 m. pirmąjį pusmetį Lietuvoje verslo inovacijoms skatinti buvo taikytos net 174 finansavimo priemonės, kurioms numatyta daugiau kaip 3 mlrd. eurų. Panaudota maždaug pusė šios sumos – 1,5 mlrd. eurų. Iš 28 išsamiau auditorių vertintų priemonių tik šešios buvo aiškiai pagrįstos duomenimis apie realų verslo poreikį. Be to, Valstybės kontrolė konstatavo, kad atskiros finansavimo priemonės nesudaro nuoseklios grandinės nuo mokslinių tyrimų iki produkto rinkoje.
Čia atsiranda dar vienas paradoksas.
Daug priemonių dar nereiškia gerai veikiančios sistemos.
Galima turėti daug pinigų, daug programų, daug atsakingų institucijų ir visiškai nuoširdžiai deklaruoti inovacijų prioritetą. Tačiau jeigu visa tai nesusijungia į žmogui ar organizacijai pereinamą kelią nuo idėjos iki rezultato, turime ne sistemą, o elementų rinkinį.
O tai jau klasikinė vadybos problema.
Tas pats reiškinys – tik mažesniu masteliu
Dabar persikelkime iš valstybės į vieną organizaciją. Įmonėje, universitete ar ministerijoje žmogus nori pradėti projektą.
Finansai – viename padalinyje. Žmonės – kitame. IT infrastruktūra – trečiame. Informacija – ketvirtame. Sprendimo teisė – dar kažkur kitur.
Norint pajudėti, reikia derinti, aiškinti, laukti, gauti leidimus, konkuruoti dėl prioriteto.
Ir čia atsiranda įdomus reiškinys: šalia paties projekto darbo ima formuotis antras darbas – projekto galimybės egzistuoti organizacijoje išsikovojimas.
Kartais jis beveik nepastebimas. O kartais tampa didesnis už patį projektą.
Galima net juokaujant užsirašyti sau formulę: visa iniciatyvos kaina = iniciatyvos įgyvendinimo pastangos + organizacinės trinties pastangos.
Pirmoji formulės dalis suprantama. Reikia parengti sprendimą, sukurti produktą, įdiegti technologiją, atlikti tyrimą ar pakeisti procesą.
Tačiau antroji dažnai niekur neapskaitoma. Kiek valandų skirta ne projektui, o tam, kad būtų gautas parašas ant leidimo projektą vykdyti? Kiek susitikimų reikėjo finansavimui pagrįsti? Kiek kartų reikėjo tą pačią iniciatyvą aiškinti skirtingiems žmonėms? Kiek laiko praleista bandant suprasti, kas apskritai gali priimti sprendimą?
Jeigu antroji formulės dalis pradeda dominuoti, racionalus darbuotojo sprendimas labai dažnai yra ne „pasistengti dar labiau“, o – nedaryti.
Tai ir yra tikroji organizacinės trinties kaina.
„Kam čia reikia rašyti?“
Administracinės naštos tyrėjai Pamela Herd ir Donald Moynihan išskiria tris žmogaus patiriamų sąnaudų rūšis: išsiaiškinimo, reikalavimų vykdymo ir psichologines sąnaudas. Žmogui kainuoja suprasti, kaip sistema veikia; kainuoja atlikti tai, ko sistema iš jo reikalauja; ir kainuoja pats nuolatinis neapibrėžtumas, laukimas bei frustracija.
Šią logiką nesunku atpažinti ir organizacijos viduje.
„Kam čia reikia rašyti?“ – išsiaiškinimo kaina.
„Pirmiausia užpildykite formą, tada gaukite tris suderinimus ir pateikite papildomą pagrindimą“ – reikalavimų vykdymo kaina.
„Ai, gal tiek to“ – jau galima įtarti, kad priėjome prie psichologinės ir elgesio pasekmės.
Ir štai čia makrolygmens sistema galų gale materializuojasi labai konkretaus žmogaus elgesyje.
Jeigu energija, reikalinga gauti leidimus, finansavimą, žmones, informaciją ar kitus išteklius, pradeda prilygti arba net viršyti energiją, reikalingą pačiai iniciatyvai įgyvendinti, sistema pradeda gesinti iniciatyvą.
Vienas žmogus gali būti itin atkaklus ir „pramušti sieną“.
Bet organizacijos inovatyvumo negalima statyti ant darbuotojų gebėjimo nuolat kovoti su pačia organizacija.
Žmonės išmoksta organizaciją
Čia atsiranda dar viena, ilgalaikė pasekmė. Žmonės išmoksta organizaciją.
Pirmą kartą žmogus pasiūlo idėją. Antrą kartą dar bando. Trečią kartą, prieš ją siūlydamas, jau pagalvoja: „O kiek čia reikės kovoti?“ Ketvirtą kartą idėja lieka jo galvoje.
Po kurio laiko vadovybė gali visiškai nuoširdžiai klausti: „Kodėl mūsų darbuotojai nerodo daugiau iniciatyvos?“
Galbūt atsakymo reikėtų ieškoti ne darbuotojų kūrybiškume.
Gal tikslesnis sakinys būtų: mūsų sistema išmokė žmones, kad iniciatyvos organizacinė kaina yra didesnė už tikėtiną naudą.
Tai ypač aktualu didelėse organizacijose. Jose ištekliai natūraliai išskaidyti tarp funkcijų ir padalinių. Vieni valdo finansus, kiti žmones, treti technologijas, ketvirti duomenis ar infrastruktūrą. Todėl beveik kiekviena reikšmingesnė iniciatyva tampa tarpfunkcinio koordinavimo uždaviniu.
Tai savaime nėra blogai. Organizacijoms reikia kontrolės, atskaitomybės, rizikų valdymo ir sprendimų patikros.
Problema prasideda tada, kai kiekviena sistemos dalis racionaliai optimizuoja savo kontrolę, tačiau niekas neprojektuoja viso kelio nuo idėjos iki rezultato.
Ką iš tikrųjų reiškia „vadovybės palaikymas“?
Projektų valdymo ir inovacijų kalboje dažnai kartojama, kad iniciatyvai reikia „aukščiausios vadovybės palaikymo“. Frazė tokia įprasta, kad kartais jau beveik nieko nebereiškia.
Tačiau išteklių ir organizacinės trinties požiūriu jos prasmė pasidaro labai konkreti.
Vadovybės palaikymas nėra vien vadovo entuziazmas ar žodžiai „puiki idėja“. Jis reiškia sprendimo teisę. Prioritetą. Finansavimą. Žmonių laiką. Prieigą prie infrastruktūros. Galimybę išspręsti konfliktą tarp padalinių.
Ir kartais – tiesiog pašalinti kliūtį, dėl kurios projekto vadovui kiekvieną mažą išteklių iki tol tekdavo iš naujo išsikovoti.
Kai aukštesnio lygmens vadovas pasako: „Šitas projektas yra prioritetinis. Tam skiriame tokį biudžetą. Paulius ir Rasa prisideda. IT suteikia prieigą. O iki šios ribos sprendimus savarankiškai priima projekto vadovas“, staiga išnyksta dešimtys smulkių derybų.
Tai ir yra labai praktiška vadovybės palaikymo forma: sumažinti organizacinę trintį ir padaryti reikalingus išteklius prieinamus.
Ne kiekvieną kliūtį reikia šalinti
Vis dėlto būtų pernelyg paprasta iš viso to padaryti išvadą: mažiau taisyklių – geriau.
Ne kiekviena trintis yra bloga.
Kartais papildomas patikrinimas apsaugo nuo milijoninės klaidos. Viešuosiuose pirkimuose procedūros saugo nuo piktnaudžiavimo. Duomenų apsaugos reikalavimai neleidžia patogumo vardan pamiršti žmogaus teisių. Finansinė kontrolė neatsirado todėl, kad kažkam labai patiko pildyti lenteles.
Vadybinė problema prasideda ne tada, kai sistemoje yra ribojimų.
Ji prasideda tada, kai nebežinome, kiek jų visuma kainuoja ir ar ta kaina vis dar proporcinga kuriamai vertei bei valdomai rizikai.
Todėl organizacijoms galėtų būti naudinga periodiškai atlikti savotišką „organizacinės trinties auditą“.
Ne tik klausti, ar procedūra teisėta ir kas už ją atsakingas. Bet nueiti visą iniciatyvos kelią. Nuo idėjos iki sprendimo. Nuo sprendimo iki finansavimo. Nuo finansavimo iki reikalingų žmonių ir technologijų. Nuo formalaus leidimo veikti iki realios galimybės veikti.
Kiek ten žingsnių? Kiek žmonių turi pritarti? Kiek kartų pateikiama ta pati informacija? Kiek laukiama? Kur nutrūksta atsakomybė? Ar tas, kuris turi pasiekti rezultatą, apskritai kontroliuoja išteklius, kurių tam rezultatui reikia?
Ir gal svarbiausia – kas organizacijoje atsakingas ne už vieną procedūrą, o už tai, kad visas šis kelias veiktų?
Nes kartais organizacijai tikrai trūksta pinigų. Kartais – žmonių. Kartais – gerų idėjų. Bet kartais idėjų yra, žmonių yra ir net pinigų yra.
Organizacija tiesiog per brangiai „apmokestina“ bandymą jais pasinaudoti.